Pasal 3

(1) Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan ANRI berdasarkan atas asas:

a. Sentralisasi; b. Desentralisasi. (2) Asas sentralisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. penetapan kebijakan baik asas pengorganisasian; sarana maupun prosedur pengurusan surat; b. pengurusan surat masuk ; c. pengiriman surat keluar melalui jasa pengiriman; dan d. pemantauan dan pengendalian penomoran surat keluar yang dilakukan melalui penggunaan Sistem Penomoran Naskah Dinas (Sipanda) di setiap unit pengolah. (3) Asas desentralisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. penggunaan Sipanda untuk melakukan penomoran surat keluar b. pengiriman surat yang tidak melalui jasa pengiriman, diantar langsung oleh unit pengolah ke alamat tujuan c. penandatanganan dan pembubuhan stempel untuk SPPD seperti SPPD tamu kunjungan, magang atau konsultasi kearsipan.