Pasal 42
BAB 6 — KUNJUNGAN PIMPINAN KPU
(1) Kunjungan Pimpinan KPU ke daerah, yang perlu diperhatikan oleh Petugas Protokol sebagai Tim Advance adalah sebagai berikut : a. menyiapkan tiket bagi Petugas Protokol Advance ; b. membuat Nota telepon ke Ketua/Sekretaris KPU Provinsi/KIP Provinsi atau KPU Kabupaten/Kota / KIP Kabupaten/Kota; c. berangkat ke daerah yang dikunjungi oleh Pimpinan KPU sekurang- kurangnya H-1;
d. setibanya Petugas Protokol Advance di daerah yang bersangkutan, segera mengadakan koordinasi dengan unsur-unsur Panitia Pelaksana atau KPU Provinsi/KIP Provinsi atau KPU Kabupaten/Kota / KIP Kabupaten/Kota; e. menginventarisir segala hal yang berhubungan dengan acara mengenai maksud dan tujuan acara, dan mengumpulkan data- data/informasi tentang :
- jadwal kegiatan;
- peta daerah/lokasi;
- usulan lay-out;
- susunan panitia;
- kelengkapan dan perlengkapan acara; dan 6) susunan acara dan Peserta. f. mengecek dan menyiapkan kendaraan untuk Pimpinan KPU dan/atau Pendamping serta kendaraan untuk kegiatan pelaksanaan acara bagi Petugas Protokol Advance, terutama pada waktu kedatangan, pelaksanaan dan keberangkatan; g. mengecek tempat penginapan antara lain lokasi, kamar yang akan digunakan oleh Pimpinan KPU dan/atau Pejabat Pendamping; h. membuat rooming list. Untuk kepentingan akomodasi dan kelancaran pengurusan barang, sedapat mungkin informasi tentang daftar kamar; i. arah kiblat; j. memperhatikan masalah ketepatan jalannya acara; dan k. pengumuman-pengumuman, seperti petunjuk tempat santap pagi, siang dan malam, pengurusan barang dan lain-lain. (2) Kunjungan Pimpinan KPU ke daerah, yang perlu diperhatikan oleh Petugas Protokol sebagai Tim Pendamping adalah sebagai berikut : a. berkoordinasi dengan Sub Bagian Perjalanan Dinas mengenai persiapan administrasi perjalanan dinas bagi Petugas Protokol Pendamping; b. berkoordinasi dengan Petugas Protokol Advance; c. berkoordinasi dengan Staf Pimpinan dan/atau Pejabat Pendamping yang akan berangkat; d. mempersiapkan boarding list dan boarding pass;
e. berkoordinasi dengan pihak Protokol Sekretariat KPU Provinsi/KIP Provinsi atau KPU Kabupaten/Kota / KIP Kabupaten/Kota; f. berkoordinasi mengenai persiapan Administrasi dengan bagian keuangan/bagian rumah tangga/bagian keamanan/bagian humas (dokumentasi); dan g. menyiapkan plakat apabila dibutuhkan, sehubungan kunjungan resmi dan atau kunjungan kerja Pimpinan KPU ke Daerah.