Peraturan Badan Nomor 63 Tahun 2013 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN BADAN PUSAT STATISTIK

Dalam Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. www.djpp.kemenkumham.go.id

2. Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban keuangan.

3. Retensi Arsip Keuangan adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip keuangan.

4. Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah.

5. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip inaktif di Unit Kearsipan.

6. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

7. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.

8. Badan Pusat Statistik yang selanjutnya disingkat BPS adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang mempunyai tugas pemerintahan di bidang kegiatan statistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

9. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada BPS yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

10. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada BPS yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Jadwal Retensi Arsip Keuangan BPS digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip keuangan di lingkungan BPS.

(1) Jadwal Retensi Arsip Keuangan BPS memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan, dan keterangan. (2) Retensi atau jangka waktu simpan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan batas minimal jangka waktu penyimpanan arsip keuangan. www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Retensi arsip atau jangka waktu simpan arsip keuangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan sebagai retensi aktif dan retensi inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (4) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(1) Penentuan retensi atau jangka waktu simpan arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai. (2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung sejak selesainya hak dan kewajiban, kegiatan dinyatakan selesai dipertanggungjawabkan, dan/atau setiap tahun anggaran berakhir.

Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum; dan c. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder.

Jenis arsip keuangan BPS meliputi dokumen: a. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan APBN-P; b. pelaksanaan anggaran;

c. bantuan/pinjaman luar negeri; d. pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN); e. Sistem Akuntansi Instansi (SAI); dan f. pertanggungjawaban keuangan negara. www.djpp.kemenkumham.go.id

Jadwal Retensi Arsip Keuangan BPS sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 Desember 2013 KEPALA BADAN PUSAT STATISTIK REPUBLIK INDONESIA,

SURYAMIN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN www.djpp.kemenkumham.go.id