Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:
Badan Narkotika Nasional yang selanjutnya disingkat BNN adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada PRESIDEN.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah jadwal retensi tentang pegawai di lingkungan BNN.
Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier pegawai di lingkungan BNN.
Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam perjalanan karier pegawai negeri yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang.
Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier pegawai yang disusun berdasarkan arsip kepegawaian di lingkungan BNN.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan di lingkungan BNN; b. memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan dan kaedah kearsipan; dan c. menyerahkan arsip statis dari BNN kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. www.djpp.kemenkumham.go.id
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan BNN.
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan BNN dan/atau kepentingan umum di luar BNN dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.
Jenis arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur, dan dikelola sebagai unit karena berhubungan secara fungsi dan subjek yang merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
Retensi aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah di lingkungan BNN.
Retensi inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan Pusat.
Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.
Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.