Pasal 9

(1) Unsur Prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen terdiri atas: a. bagian identitas; b. bagian diagram alir; dan c. unsur pendukung. (2) Bagian Identitas sebagaimana dimaksud dalam huruf a ayat (1) meliputi:

a. logo Arsip Nasional

dan nomenklatur unit kerja penyusun; b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu; d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan; e. pengesahan oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu. Item pengesahan memuat nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa gelar yang disertai dengan NIP serta stempel instansi; f. judul SOP AP, sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; g. dasar hukum, berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; h. keterkaitan, keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); i. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan;

1. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan;
2. dampak yang ditimbulkan dan cara mengatasinya bila diperlukan dengan menggunakan kata peringatan, yaitu: a) jika/apabila-maka (if-then); atau

b) batas waktu (dead line)kegiatan harus sudah dilaksanakan. j. kualifikasi pelaksana dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; k. peralatan dan perlengkapan, perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; dan l. pencatatan dan pendataan, dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses yang memberikan informasi penting mengenai pelaksanaan prosedur telah dijalankan dengan benar.