Pasal 11
BAB 5 — PENYERAHAN ARSIP STATIS Bagaian kesatu Persyaratan
(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut : a. penyeleksian dan pembuatan daftar asip usul serah oleh arsiparis atau petugas/pejabat di UKK; b. penilaian oleh tim penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh Sekretaris Kementerian atau pejabat yang diberi wewenang kepada ANRI disertai dengan pernyataan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya,utuh dan dapat digunakan; d. verifikasi dan persetujuan dari ANRI; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh Sekretaris Kementerian; dan
f. pelaksanaan serah terima arsip statis oleh Sekretaris Kementerian atau pejabat yang diberi kewenangan kepada ANRI dengan disertai berita acara dan arsip yang akan diserahkan. (2) Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan. (3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip meliputi : a. keputusan pembentukan tim penilai arsip; b. notulen rapat tim penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari tim penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. surat persetujuan dari Kepala ANRI; e. surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan; f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; g. berita acara penyerahan arsip statis; dan h. daftar arsip statis yang diserahkan. (4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib disimpan oleh UKK dan ANRI serta diperlakukan sebagai arsip vital. Penyerahan Arsip Statis yang telah habis masa retensinya dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
- Penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penilai, yang ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Kementerian, yang anggotanya terdiri dari :
- pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
- pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan diserahkan;
- arsiparis sebagai anggota.
- Penyeleksian arsip inaktif yang akan diserahkan oleh UKK;
- Pembuatan DA dan Berita Acara Serah Terima Arsip yang akan diserahkan menggunakan format sesuai formulir-11 dan formulir-12 lampiran peraturan ini dalam rangkap 5 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar V untuk ANRI.
Tim penilai melakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkan serah dan membuat pertimbangan secara tertulis;
UKK atas dasar surat pertimbangan tim penilai melaporkan dan meminta persetujuan Sekretaris Kementerian tentang rencana penyerahan arsip statis kepada ANRI dilampiri DA, surat pertimbangan tim penilai, notulen rapat tim penilai;
Persetujuan Sekretaris Kementerian yang dibuat dalam bentuk surat pemberitahuan kepada ANRI tentang rencana penyerahan arsip statis disampaikan kepada ANRI ditindaklanjuti dengan verifikasi oleh pejabat ANRI;
Setelah diverifikasi pejabat ANRI dan dinyatakan layak untuk diserahkan maka UKK dapat memproses penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyerahan Arsip Statis yang ditandatangani oleh Sekretaris Kementerian;
Setelah Surat Keputusan Penetapan ditandatangani oleh Sekretaris Kementerian maka penyerahan arsip statis kepala ANRI dapat dilaksanakan dengan dilampiri:
Surat Keputusan Penetapan, DA, Berita Acara Serah Terima Arsip Statis, Pertimbangan tertulis Tim Penilai, dan notulen rapat tim penilai, dalam rangkap 2 dengan ketentuan sebagai berikut :
- lembar I untuk UKK;
- lembar II untuk ANRI.