Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus.
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun.
Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan nasional yang berkedudukan di pusat pemerintah RI Jakarta.
Daftar Arsip yang selanjutnya disebut DA adalah daftar yang menjelaskan informasi arsip yang akan dipindahkan, dimusnahkan maupun diserahkan beserta jumlah dan kurun waktu arsip serta keterangan.
Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah Berita acara yang dibuat dan dipakai Kemenpera sebagai alat bukti pengesahan pemusnahan.
Berita Acara Penyerahan Arsip adalah berita acara yang dibuat dan dipakai Kementerian sebagai alat bukti pengesahan dalam penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak bernilai guna sampai tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan atau pengiriman ke pabrik bubur kertas (pulp).
Non Arsip adalah segala ikutan dalam proses korespondensi yang informasinya tidak mempunyai nilai arsip namun biasanya menjadi bagian dari berkas arsip pustaka dan naskah/dokumen yang tidak dikomunikasikan.
Pemilahan Arsip adalah pengelompokan antara arsip, non arsip dan duplikasi.
Penilaian Arsip adalah kegiatan menganalisa informasi arsip sesuai dengan nilai guna arsip untuk penentuan masa simpan arsip.
Retensi Arsip adalah masa simpan arsip baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekwensi penggunaan dan nilai guna arsip.
Indeks adalah tanda pengenal arsip yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis.
Pola Klasifikasi Arsip adalah sistem pengelompokan arsip berdasarkan permasalahan/subjek dari seluruh kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja/satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Tanda pengenal arsip sesuai dengan klasifikasinya yang dapat membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lain.
Pemindahan Arsip adalah proses pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Kementerian setelah melalui seleksi/pemilahan arsip, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Penataan Berkas adalah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis berdasarkan klasifikasi arsip dan indeks.
Penyiangan Arsip adalah kegiatan memilah, mengeluarkan dan menyisihkan arsip Kemenpera yang telah berakhir fungsinya untuk dilakukan pemusnahan.
Panitia/Tim Penilai Arsip adalah para personil/pejabat yang dianggap mampu yang ditetapkan dengan Keputusan Pimpinan Instansi untuk melakukan penilaian terhadap nilai guna arsip.
Unit Pengolah yang selanjutnya disebut UP adalah unit/satuan kerja yang bertugas melakukan tindak lanjut pengolahan informasi yang terkandung dalam surat/arsip.
Unit Kearsipan Satuan/Unit Kerja yang selanjutnya disebut UKS/UK adalah satuan/unit kerja yang mempunyai tugas melakukan Pengelolaan Arsip Aktif di lingkungan masing-masing satuan/unit kerja di lingkungan Kemenpera.
Unit Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disebut UKK adalah unit kerja yang mempunyai tugas melakukan Pengelolaan Arsip Inaktif Kementerian Perumahan Rakyat.
Kementerian adalah Kementerian Perumahan Rakyat.
Menteri adalah Menteri Perumahan Rakyat.