Peraturan Menteri Nomor 11 Tahun 2023 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

3. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.

4. JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis Arsip fasilitatif berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip fasilitatif.

5. JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip substantif.

6. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi.

7. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan kepada lembaga kearsipan.

8. Keterangan Musnah adalah informasi yang menyatakan bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna, serta tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum.

9. Keterangan Permanen adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing-masing organisasi.

10. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

11. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip di lingkungan Kementerian.

(1) JRA Kementerian meliputi: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. hubungan masyarakat; b. hukum; c. kerjasama; d. informasi publik; e. kepegawaian; f. keprotokolan; g. kerumahtanggaan; h. ketatausahaan; i. kearsipan; j. keuangan; k. organisasi dan tata laksana; l. pengadaan barang dan jasa; m. pengawasan; n. pengelolaan barang milik negara; o. perencanaan kinerja dan anggaran; dan p. teknologi informasi dan komunikasi. (3) JRA Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. fungsi perkoperasian; b. fungsi usaha mikro; c. fungsi usaha kecil dan menengah; dan d. fungsi kewirausahaan.

(1) Penentuan Retensi Arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip. (2) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. Retensi Arsip Aktif; dan b. Retensi Arsip Inaktif. (3) Penentuan Retensi Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a ditetapkan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip di unit pengolah. (4) Penentuan Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditetapkan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip di unit kearsipan. (5) Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) berlaku sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan kepada lembaga kearsipan.

(1) Retensi Arsip dimulai sejak kegiatan dinyatakan selesai dan berkas sudah dinyatakan lengkap serta tidak berubah. (2) Kegiatan dinyatakan selesai dan berkas sudah dinyatakan lengkap serta tidak berubah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan dengan pernyataan: a. sejak keputusan dinyatakan tidak berlaku; b. sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; c. setelah perjanjian, kontrak, dan kerjasama berakhir; d. sejak selesainya pertanggungjawaban penugasan; e. setelah kasus atau perkara mempunyai kekuatan hukum tetap; f. setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai; g. setelah data diperbarui; dan/atau h. setelah sistem aplikasi diperbarui. (3) Pencantuman pernyataan kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diletakkan pada kolom Retensi Arsip Aktif di dalam JRA dengan format sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (4) Retensi Arsip ditentukan dengan masa simpan paling singkat: a. 2 (dua) tahun untuk nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, ilmiah, dan teknologi; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

(1) Arsip yang telah melewati masa Retensi Arsip dinyatakan memiliki Keterangan Musnah atau Keterangan Permanen, berdasarkan rekomendasi dari unit pengolah atau unit kearsipan. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat pertimbangan:

a. Keterangan Musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip, suatu jenis Arsip tidak memiliki nilai guna; atau b. Keterangan Permanen ditentukan apabila suatu jenis Arsip memiliki nilai guna kesejarahan dan/atau nilai guna sekunder dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan.

Ketentuan mengenai JRA tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku: a. Peraturan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 06/Per/M.KUKM/XI/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2010 Nomor 553); b. Peraturan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 04/Per/M.KUKM/I/2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 271); c. Peraturan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 11/Per/M.KUKM/IX/2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif NonKeuangan dan Non Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 1485); dan d. Peraturan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 03/Per/M.KUKM/III/2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2018 Nomor 488), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 September 2023

MENTERI KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

TETEN MASDUKI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 September 2023

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

ASEP N. MULYANA