Pasal 85

pasal.id

Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, dan lembar disposisi, diatur sebagai berikut:

a. buku agenda merupakan sarana pencatatan pertama dan lengkap yang memuat data surat masuk, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian dan sekurang-kurangnya harus masuk lewat kolom-kolom catatan mengenai:

1. tanggal;

2. nomor agenda;

3. nomor dan tanggal surat masuk;

4. lampiran;

5. alamat pengirim atau terima dari;

6. perihal/isi surat;

7. keterangan;

8. jika kolom catatan masih dianggap kurang, dapat ditambah dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya; dan

9. selain buku agenda di atas, dapat menggunakan sarana lain sesuai dengan kebutuhan seperti berikut: a) daftar Pembesar; b) daftar Perihal; c) klaper; d) kontrol agenda; e) daftar lichter agenda; f) buku ekpedisi/pengiriman; g) bon agenda; dan h) buku agenda arsip. b. buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat masuk; c. lembar disposisi adalah lembaran khusus yang disertakan pada surat masuk, dan digunakan oleh pejabat untuk mencantumkan disposisi/arahan/catatan; dan d. selain sarana di atas, digunakan juga sarana/perlengkapan Takah untuk surat masuk yang diproses melalui Takah seperti berikut:

10. buku indeks persoalan Takah;

11. buku Takah;

12. kartu pemeriksa peredaran Takah;

13. kartu ajukan kembali;

14. sampul Takah;

15. lembar catatan;

16. buku ekspedisi/pengiriman;

17. buku harian Takah; dan

18. kotak-kotak kartu.