Pasal 90

pasal.id

Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda, buku ekspedisi, dan lembar disposisi, diatur sebagai berikut : a. buku agenda merupakan sarana pencatatan pertama dan lengkap yang memuat data surat masuk, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian dan sekurang-kurangnya harus masuk lewat kolom-kolom catatan mengenai :

1. tanggal;
2. nomor agenda;
3. nomor dan tanggal surat masuk;
4. lampiran;
5. alamat pengirim atau terima dari;
6. perihal/isi surat;
7. keterangan;
8. jika ruang (kolom) catatan masih dianggap kurang, dapat ditambah misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya; dan
9. selain buku agenda di atas, dapat menggunakan sarana lain sesuai dengan kebutuhan seperti berikut : a) daftar Pembesar; b) daftar Perihal; c) klaper; d) kontrol agenda; e) daftar lichter agenda; f) buku ekpedisi/pengiriman; g) bon agenda; dan h) buku agenda arsip.

b. buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat masuk; c. lembar disposisi adalah lembaran khusus yang disertakan pada surat masuk, dan digunakan oleh pejabat untuk mencantumkan disposisi/arahan/catatan; dan d. selain sarana di atas, digunakan juga sarana/perlengkapan takah untuk surat masuk yang diproses melalui takah seperti berikut :

1. buku indeks persoalan takah;
2. buku takah;
3. kartu pemeriksa peredaran takah;
4. kartu ajukan kembali;
5. sampul takah;
6. lembar catatan;
7. buku ekspedisi/pengiriman;
8. buku harian takah; dan
9. kotak-kotak kartu.