Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaanya telah menurun;
6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun

tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan; 8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan; 9. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi; 10. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip; 11. Unit Pengelola adalah unit kerja yang menyelenggarakan fungsi pembuatan dan penyelesaian isi naskah dinas atau dokumen dan mengelola arsip aktif, yang terdiri atas pimpinan pengelah, pelaksana pengolah, dan tata usaha pengolah; 12. Unit Kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Kementerian, unit utama, pusat-pusat, perguruan tinggi, koodinator perguruan tinggi swasta dan unit pelaksana teknis; 13. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip; 14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan; 15. Pusat Arsip Kementerian (Record Centre) adalah Ruang penyimpanan arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi 10 tahun atau lebih; 16. Pusat Arsip Unit Utama adalah ruang penyimpanan arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi kurang dari 10 tahun; 17. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan negara, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik;

18. Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan informasi Bidang Pendidikan dan Kebudayaan;
19. Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer;
20. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya;
21. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagi alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan;
22. Sentralisasi adalah asas penyimpanan arsip aktif dalam satu lokasi suatu organisasi;
23. Desentralisasi adalah asas penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja disimpan oleh unti kerja yang bersangkutan;
24. Gabungan adalah asas yang membolehkan masing-masing unit kerja untuk mengelola arsipnya dibawah pengendalian sistem yang terpusat;
25. Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah organisasi bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya/unit utama. Mandiri artinya satuan kerja yang diberikan kewenangan mengelola kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan sendiri dan tempat kedudukan terpisah dari organisasi induknya/unit utama. Tugas teknis operasional adalah tugas untuk melaksanakan kegiatan teknis tertentu yang secara langsung berhubungan dengan pelayanan masyarakat;
26. Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap unit kerja;
27. Pimpinan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pejabat struktural yang meliputi menteri, wakil menteri, pejabat eselon I, eselon II, dan/atau yang setingkat.