Pasal 647

(1) Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 631 huruf f mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program kerja, penyusunan laporan, dan melakukan urusan kepegawaian, rumah tangga dan urusan tata usaha direktorat. (2) Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: a menyusun rencana kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan; b membagi tugas atau kegiatan kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha dengan memberikan arahan, baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugasnya masing- masing; c memberikan petunjuk kepada para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha, agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan

ketentuan yang berlaku; d memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha guna penyempurnaan lebih lanjut; e menilai prestasi kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier; f menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pedoman pelaksanaan dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugas Direktorat Pencatatan Sipil; g memberikan saran pertimbangan kepada Direktur Pencatatan Sipil tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil di bidang tugasnya; h mencari, mengumpulkan, menghimpun serta mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan Direktorat Pencatatan Sipil; i menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai standar Direktorat Pencatatan Sipil; j menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Subbagian Tata Usaha dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah; k melakukan pengurusan surat menyurat dengan cara :

1. mencatat surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda dan kartu kendali;

2. mengajukan surat-surat masuk ke Direktur dan selanjutnya mendistribusikan serta mengendalikan ke pengolah sesuai dengan bidang tugas satuan kerja masing-masing dalam lingkungan Direktorat;

3. mengetik surat-surat keluar, mengkoreksi dan meminta tanda tangan, pemberian nomor dan pengiriman ke alamat yang dituju melalui Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

4. mengadakan pemberkasan, penyimpanan dan penyusutan arsip sesuai dengan Tata Kearsipan. l melakukan kursus dan pelatihan Subbagian Tata Usaha dengan cara :

5. menginventarisasi tugas atau kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan hasil yang dicapai dalam jangka waktu satu tahun anggaran;

6. memprioritaskan tugas atau kegiatan ketatausahaan yang dianggap mendesak untuk diselesaikan. m melakukan inventarisasi kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor dalam lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :

7. menghitung/memperkirakan kebutuhan alat-alat tulis dan peralatan kantor pada Direktorat Pencatatan Sipil selama satu tahun anggaran;

8. mencatat alat-alat kantor yang tidak dapat dipergunakan dan mengajukan surat untuk dapat diperbaiki atau diganti. n melakukan inventarisasi produk-produk yang telah dibuat dan dikeluarkan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :

9. menghimpun dan membuat katalog produk-produk Direktorat Pencatatan Sipil;

10. mengelompokkan produk-produk Direktorat berdasarkan jenis dan tahun pembuatan. o melakukan hubungan kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas ketatausahaan dengan cara saling tukar menukar informasi dan melakukan koordinasi/konsultasi secara fungsional dengan Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan, Bagian Umum, serta Bagian Perundang-undangan dan Kepegawaian dalam lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal serta hubungan kerja dengan Subbagian Tata Usaha Direktorat dalam lingkungan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil; p melakukan perawatan/pemeliharaan barang-barang inventaris kantor yang dimanfaatkan dan menjadi tanggung jawab Direktorat dengan cara:

11. mengatur pemakaian/pemeliharaan barang-barang/peralatan dengan berpedoman kepada petunjuk pengoperasian serta memelihara daftar inventaris ruangan;

12. mengusulkan perbaikan, perawatan secara berkala, dan insidental bila keadaan darurat tehadap alat-alat, sarana operasional yang senantiasa siap pakai.

q melakukan pengetikan dan penggandaan surat-surat dengan cara menggunakan komputer, mesin elektronik, mesin tik manual, foto copy dan mesin stensil; r menyiapkan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) pejabat/pegawai dengan cara:

1. meminta data tugas, tujuan dan lamanya pejabat/pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas;
2. menghubungi Bagian Umum untuk memproses SPPD pejabat/pegawai yang diperintahkan melaksanakan perjalanan dinas. s melakukan pembuatan daftar hadir pegawai dalam lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :
3. setiap hari kerja melakukan absensi pegawai, mencatat sekaligus merekap jumlah yang masuk dan yang tidak masuk kerja berikut alasannya (cuti, izin, dan tanpa keterangan);
4. menyiapkan daftar hadir tersebut kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepagwaian. t menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat seminar, lokakarya di lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :
5. menghubungi Subdirektorat yang melaksanakan kegiatan rapat seminar, lokakarya dan lain-lain, untuk membantu menyiapkan sarana tempat, kebutuhan ATK, konsumsi dan lain-lain;
6. menyiapkan dana yang diperlukan. u menyiapkan usulan mutasi pegawai dalam lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :
7. meneruskan permohonan pindah pegawai;
8. menyiapkan surat pemberitahuan kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepegawaian, bahwa pegawai/pejabat dalam lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil sudah waktunya diusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala;
9. memberitahukan kepada yang bersangkutan, sekaligus menyiapkan syarat-syarat administrasinya untuk mutasi dan promosi.

v melakukan pengurusan hak dan kesejahteraan pegawai dalam lingkungan Direktorat Pencatatan Sipil dengan cara :

1. mengurus dan mengatur kerja lembur pegawai dan pembayarannya;.
2. meneruskan permohonan permintaan atau penggantian kartu TASPEN dan ASKES kepada Bagian Perundang-undangan dan Kepagwaian;
3. meneruskan pengajuan permohonan cuti pegawai yang telah disetujui oleh atasan langsungnya kepada Bagian Perundang- undangan dan Kepegawaian dan menyampaikan cuti yang telah disetujui oleh Pimpinan kepada yang bersangkutan. w melakukan penyusunan laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dengan cara :
4. mengumpulkan data dan bahan-bahan yang diperlukan;
5. menginventarisasi surat masuk dan surat keluar dan merekapitulasi, perhari, bulan dan tahun.
6. mengelompokkan jenis/macam surat dan naskah dinas, teleks dan lain-lain;
7. menyusun surat/naskah dinas yang masuk dan keluar bersangkutan dengan urutan tanggal, bulan dan tahun;
8. menyimpan dan menyusun serta mengklasifikasi kartu kendali. x membuat laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan; dan y melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur Pencatatan Sipil, baik secara tertulis maupun lisan sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas Direktorat Pencatatan Sipil.