Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
Naskah dinas adalah semua informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh unit kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi dengan pihak lain di luar Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Cap Dinas adalah cap untuk mengetahui identitas jabatan atau unit organisasi.
Caraka adalah petugas pengirim dan pengambil naskah dinas.
Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, kop naskah dinas, dan cap dinas.
Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
Kode Klasifikasi adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah dinas berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Kop Naskah Dinas adalah bagian atas kepala surat yang terdiri dari logo, nama dan alamat Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang meliputi jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimil, e-mail, dan website.
Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Lembar Disposisi adalah formulir pencatatan yang dipergunakan sebagai alat penerus proses/tindak lanjut dari pimpinan kepada unit pengolah naskah dinas.
Lembar Pengantar Biasa adalah formulir yang dipergunakan untuk pencatatan dan penyampaian naskah dinas biasa.
Lembar Pengantar Kolektif adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan penyampaian naskah dinas biasa secara kolektif.
Lembar Pengantar Rahasia adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat naskah dinas yang bersifat rahasia.
Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Pencatat Surat adalah petugas yang melakukan pencatatan formulir-formulir dalam proses naskah dinas.
Pengelolaan naskah dinas adalah proses kegiatan naskah dinas sejak diterima, diarahkan, dicatat di Induk Tata Usaha atau Unit Tata Usaha sampai dengan diterima di Unit Pengelola dan dikirim ke tujuan.
Stempel Paraf adalah sarana tempat membubuhkan paraf pejabat/petugas terkait dalam pembuatan naskah dinas keluar yang akan ditandatangani pimpinan, sebagai tanda bahwa naskah dinas tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenaran materinya.
Unit Pengolah yang selanjutnya disingkat UP, adalah unit organisasi pelaksana yang diserahi pimpinan pengolah untuk menangani, melaksanakan suatu kegiatan, menyelesaikan suatu kegiatan teknis administrasi dan teknis operasional serta melaksanakan sebagian fungsi pengelolaan naskah dinas, khususnya dalam proses penciptaan naskah dinas ke Unit Tata Usaha Pengolah.
Unit Tata Usaha yang selanjutnya disingkat UTU, adalah unit kearsipan tingkat Eselon I, Unit Pelaksana Teknis, Balai Latihan Tenaga Kerja, dan Balai Latihan Transmigrasi yang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan ketatausahaan di unit kerja masing-masing.
Unit Tata Usaha Pengolah yang selanjutnya disingkat UTUP, adalah unit tata usaha Eselon II Pusat, Eselon III Pusat dan Unit Pelaksana Teknis yang bertugas membantu kelancaran pelaksanaan tugas, khususnya dalam penyampaian, pengendalian, penyimpanan, pelayanan permintaan naskah dinas ke unit tata usaha pengolah.
Kementerian adalah Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Menteri adalah Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi.