Peraturan Menteri Nomor pm82 Tahun 2011 tentang TATA CARA PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :

1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan berinterpendensi dalam lingkungan yang dinamis untuk mencapai tujuan tertentu;
2. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya;
3. Sistem Informasi Kepegawaian (SIK) adalah suatu sistem komputerisasi yang mengolah data dan informasi sumber daya manusia menjadi bentuk yang bermanfaat untuk kepentingan kedinasan di lingkungan Kementerian Perhubungan dan instansi terkait sesuai kebutuhan;
4. Program Aplikasi SIK adalah perangkat lunak yang digunakan dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian Kementerian Perhubungan;
5. Data Kepegawaian adalah data tentang keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Perhubungan mencakup keadaan sebelum maupun setelah diangkat menjadi PNS hingga Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pensiun atau diberhentikan dari PNS;
6. Database Kepegawaian adalah sekumpulan data yang terintegrasi dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai untuk keperluan organisasi;
7. Otorisasi adalah proses untuk menentukan seorang pengguna berhak mengakses sistem atau resources;
8. Pemeliharaan Data dan Informasi Kepegawaian adalah kegiatan pemasukan data pemutakhiran data kepegawaian pada database kepegawaian untuk menjamin kualitas data sehingga selalu dalam keadaan benar, baik kualitas maupun kuantitas yang dilakukan secara terus menerus dan konsisten;
9. Perekaman Awal Data adalah suatu kegiatan memasukkan data kepegawaian yang belum pernah direkam sebelumnya;
10. Pemutakhiran Data adalah kegiatan mengoreksi atau menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data terkini;

bn642-2011 3

11. Penyajian Data Kepegawaian adalah suatu proses kegiatan penyusunan dan penyampaian data kepegawaian berdasarkan permintaan pengguna;
12. Pelaporan Data Kepegawaian adalah suatu proses penyampaian laporan data kepegawaian secara periodik dari unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelolaan data kepegawaian;
13. Unit Kerja adalah Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan serta Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Perhubungan;
14. Administrator SIK Kementerian adalah Administrator SIK Tingkat Kementerian, Administrator SIK Tingkat Eselon I dan Administrator SIK Tingkat UPT;
15. Pengelola Program Aplikasi SIK adalah penanggung jawab pengembangan dan perawatan program aplikasi SIK di lingkungan Kementerian Perhubungan;
16. Administrator SIK Tingkat Kementerian adalah penanggung jawab SIK yang dapat memberikan otorisasi kepada pengguna serta mengelola pengaturan SIK tingkat Kementerian Perhubungan;
17. Administrator SIK Tingkat Eselon I adalah penanggung jawab SIK yang melakukan pemeliharaan database dan data dukung pegawai pada tingkat unit eselon I di bawah kewenangannya;
18. Administrator SIK Tingkat UPT adalah penanggung jawab SIK yang melakukan pemeliharaan database dan data dukung pada tingkat UPT di bawah kewenangannya;
19. End User adalah seluruh Pegawai Negeri Sipil Kementerian Perhubungan yang telah mendapatkan otorisasi secara otomatis dari sistem untuk melakukan usulan pemutakhiran data dirinya dan akan ter-input ke dalam database setelah mendapat pengesahan dari Administrator;
20. Pengelola SIK adalah petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas perawatan dan pengelolaan database kepegawaian Kementerian Perhubungan yang memiliki otoritas melihat dan/atau mengubah informasi kepegawaian sesuai statusnya;
21. Password adalah kombinasi huruf, angka, dan atau karakter khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses sistem komputer;
22. Pejabat Pengelola Kepegawaian adalah pejabat yang bertanggung jawab menangani urusan kepegawaian lingkup unit kerja Eselon II Setjen, Itjen, Ditjen dan Badan di lingkungan Kementerian Perhubungan;
23. Mutasi Data Kepegawaian adalah perubahan mengenai data pegawai dalam hal kedudukan, pangkat/golongan, jabatan, eselon, status, pendidikan, dan pensiun;
24. Data dukung adalah dokumen yang berkaitan dengan data pegawai;
25. Server database kepegawaian adalah komputer yang berperan sebagai pusat jaringan dimana data kepegawaian tersimpan dalam proses perekaman data secara terhubung (on- line);
26. Client adalah komputer yang berperan sebagai simpul atau terminal jaringan dimana program aplikasi tersimpan dan dengan komputer operator merekam data ke server dan mengambil informasi dari server; dan
27. Kementerian adalah Kementerian Perhubungan.

(1) SIK Kementerian dimaksudkan untuk mewujudkan pengolahan data dan informasi kepegawaian di lingkungan Kementerian Perhubungan secara sistematis dan terpadu. (2) SIK Kementerian bertujuan untuk :

bn642-2011 4

a. menghasilkan dan menyajikan data dan informasi kepegawaian yang cepat, tepat dan akurat; dan b. mengoptimalkan pemanfaatan database kepegawaian di lingkungan Kementerian Perhubungan.

Ruang lingkup SIK Kementerian meliputi: a. kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab Pembina dan Pengelola SIK Kementerian serta Unit Pengelola Kepegawaian; b. pengolahan data dan informasi kepegawaian serta pengelolaan SIK di lingkungan Kementerian; c. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan serta pengembangan SIK Kementerian; dan d. mekanisme pelaksanaan SIK.

(1) Sekretaris Jenderal selaku Pembina SIK Kementerian bertanggung jawab kepada Menteri Perhubungan. (2) Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi selaku koordinator pelaksanaan kegiatan SIK dan Kepala Pusat Data dan Informasi selaku koordinator sistem aplikasi SIK bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal.

(1) Biro Kepegawaian dan Organisasi bertugas melakukan : a. penyusunan, penyempurnaan dan pengembangan prosedur dan standar SIK Kementerian Perhubungan; b. pengolahan data dan informasi kepegawaian serta pengelolaan SIK Kementerian Perhubungan; dan c. penyusunan dan penyempurnaan format masukan (input) dan keluaran (output) dalam pengolahan data dan informasi Kepegawaian Kementerian Perhubungan. (2) PUSDATIN bertugas melakukan pengembangan dan perawatan program aplikasi dan database SIK.

(1) Biro Kepegawaian dan Organisasi mempunyai wewenang : a. melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SIK Kementerian Perhubungan pada seluruh Unit Pengelola Kepegawaian; dan b. MENETAPKAN surat penunjukan dan pemberhentian Administrator SIK di lingkungan Kementerian Perhubungan berdasarkan usulan dari Unit Kerja Eselon I. (2) PUSDATIN mempunyai wewenang melakukan pemantauan dan evaluasi pengelolaan serta pengoperasian program aplikasi SIK.

(1) Biro Kepegawaian dan Organisasi bertanggung jawab terhadap : a. pelaksanaan SIK Kementerian Perhubungan; dan

bn642-2011 5

b. penyajian dan pengelolaan data dan informasi kepegawaian Kementerian Perhubungan. (2) PUSDATIN bertanggung jawab terhadap : a. pengelolaan dan kelancaran operasional program aplikasi SIK; dan b. pemeliharaan dan perawatan serta pengembangan sarana dan prasarana jaringan akses SIK Kementerian.

Pengelola Sistem Informasi Kepegawaian terdiri dari : a. Pejabat Pengelola Kepegawaian; dan b. Administrator SIK.

(1) Pejabat Pengelola Kepegawaian bertanggung jawab terhadap : a. pengawasan dan pemantauan pelaksanaan pengelolaan data dan informasi pegawai lingkup kewenangannya; b. pembinaan pengelolaan SIK lingkup kewenangannya; c. pemeliharaan data dan keabsahan database kepegawaian di lingkup kewenangannya; d. penyajian data dan informasi kepegawaian lingkup kewenangannya; e. pemeliharaan sarana dan prasarana SIK lingkup kewenangannya; dan f. penyampaian Daftar Urut Kepangkatan seluruh pegawai secara berkala setiap bulan April dan Oktober serta penyampaian Daftar Nominatif Pegawai dan laporan pengelolaan database kepegawaian lingkup kewenangannya secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi. (2) Pejabat Pengelola Kepegawaian mempunyai wewenang : a. melakukan validasi, verifikasi dan klarifikasi data kepegawaian PNS yang menjadi lingkup kewenangannya; b. menyampaikan usul penyempurnaan atau pengembangan SIK dan program aplikasi SIK kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi dan PUSDATIN; dan c. mengusulkan penunjukan dan pemberhentian Administrator SIK di lingkup kewenangannya.

(1) Administrator SIK diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) jenjang sebagai berikut : a. Administrator SIK Tingkat Kementerian; b. Administrator SIK Tingkat Eselon I; dan c. Administrator SIK Tingkat UPT. (2) Administrator SIK diusulkan secara tertulis oleh pejabat pengelola kepegawaian di unit kerja masing-masing kepada Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi.

bn642-2011 6

(3) Administrator SIK berhak mendapatkan user id dan password sesuai statusnya untuk mengakses SIK.

Administrator SIK Tingkat Kementerian adalah sebagaimana dimaksud pada Pasal 10 ayat (1) huruf a adalah Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Perhubungan.

(1) Administrator SIK Tingkat Kementerian mempunyai kewenangan sebagai berikut : a. memberikan identitas pemakai (user id) dan password kepada pengguna; b. membuat otorisasi akses kepada pengguna; c. mutasi lintas Eselon I; dan d. menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi pengoperasian SIK kepada Pusdatin Kementerian guna pengembangan sistem. (2) Administrator SIK Tingkat Kementerian mempunyai tugas untuk melakukan : a. perekaman awal database pegawai unit kerja Sekretariat Jenderal; b. pemutakhiran data; c. pemutakhiran KP Golongan IV/a ke atas; d. pemeliharaan data dukung pegawai Sekretariat Jenderal; e. analisa dan evaluasi pengoperasian SIK tingkat eselon I secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali; f. pelaporan Informasi Kepegawaian Kementerian Perhubungan secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali; dan g. koordinasi dengan pihak/instansi lain yang terintegrasi dengan SIK Kementerian.

(1) Administrator SIK Tingkat eselon I mempunyai kewenangan sebagai berikut : a. mengusulkan perubahan/penggantian identitas pemakai (user id) dan password Administrator SIK Tingkat UPT di bawah kewenangannya kepada Administrator SIK Tingkat Kementerian; dan b. mutasi antar intern unit eselon I. (2) Administrator SIK Tingkat Eselon I mempunyai tugas untuk melakukan : a. perekaman awal database pegawai pada unit kerja tingkat pusat yang menjadi kewenangannya; b. pemutakhiran data; c. klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui pengelola kepegawaiannya; d. pemeliharaan data dukung pegawai tingkat pusat yang menjadi kewenangannya; e. penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian di bawah kewenangannya; dan f. pelatihan, analisa dan evaluasi pengoperasian SIK pada tingkat Administrator UPT.

(1) Administrator SIK Tingkat UPT mempunyai wewenang menginformasikan perubahan/penggantian identitas pemakai (user id) dan password Administrator UPT SIK kepada Administrator SIK Tingkat Eselon I. (2) Administrator SIK Tingkat UPT mempunyai tugas untuk melakukan: a. perekaman awal database pegawai pada unit kerja yang menjadi kewenangannya;

bn642-2011 7

b. pemutakhiran data; c. klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui Administrator SIK Tingkat Eselon I dan ditembuskan kepada Administrator SIK Tingkat Kementerian; d. pemeliharaan data dukung pegawai yang menjadi kewenangannya; dan e. penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian di bawah kewenangannya.

(1) Kedudukan server induk SIK Kementerian secara keseluruhan berada di Pusat Data dan Informasi Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan. (2) Kedudukan Client SIK berada di masing-masing unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan.

(1) Spesifikasi teknis komputer untuk program aplikasi harus sesuai dengan kebutuhan pengoperasian program aplikasi yang ditentukan oleh Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan. (2) Pengadaan komputer dengan spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diadakan oleh unit kerja masing-masing setelah berkonsultasi dengan Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan. (3) Perawatan serta pengembangan jaringan database kepegawaian dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan.

(1) Unit kerja dapat mengakses SIK sesuai kewenangan masing-masing dengan menggunakan password. (2) Unit kerja melaksanakan tugas mengisi data kepegawaian di lingkungan masing-masing mulai dari proses pemasukan data awal sampai dengan pemuktahiran data.

Mekanisme pemberian password pengelola SIK adalah sebagai berikut : a. Unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan mengusulkan pejabat/pegawai untuk mendapatkan user id dan password kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi selaku Administrator SIK Tingkat Kementerian; b. Biro Kepegawaian dan Organisasi melaksanakan pemberian user id dan password kepada pejabat /pegawai yang ditunjuk untuk mengakses data kepegawaian; dan c. Unit kerja dapat menggunakan aplikasi SIK untuk pengolahan data kepegawaian setelah mendapatkan user id dan password dari Biro Kepegawaian dan Organisasi.

bn642-2011 8

Perekaman awal database pegawai merupakan perekaman data Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang meliputi data sebagai berikut : a. foto pegawai; b. daftar riwayat hidup; c. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK); d. surat keterangan berbadan sehat; e. surat keputusan pengangkatan CPNS; f. fotokopi ijazah pendidikan yang dimiliki; g. fotokopi akte nikah untuk CPNS yang sudah menikah; h. fotokopi kartu tanda penduduk (KTP); dan i. fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Perekaman awal database Calon Pegawai Negeri Sipil merupakan tanggung jawab administrator SIK di unit kerja masing-masing.

Perekaman awal data Calon Pegawai Negeri Sipil dikerjakan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah Surat Keputusan diterima oleh Administrator SIK yang bersangkutan.

(1) Pemutakhiran database kepegawaian dilakukan oleh Administrator SIK pada masing- masing unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan yang menangani bidang kepegawaian. (2) Pemutakhiran data hanya dapat dilakukan oleh Administrator SIK jika telah terdapat data dukung. (3) Pemutakhiran data harus diselesaikan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak diterimanya data dukung.

(1) Pemutakhiran data harus dilakukan terhadap perubahan data PNS. (2) Pemutakhiran data sebagaimana dimaksud pada ayat (1), antara lain meliputi perubahan data : a. kenaikan pangkat; b. kenaikan gaji; c. kenaikan gaji berkala; d. pemindahan unit kerja; e. penyesuaian ijazah; f. pengangkatan/pemberhentian dari dan dalam jabatan; g. hukuman disiplin; h. keterangan keluarga; i. pendidikan dan latihan; j. kursus;

bn642-2011 9

k. kunjungan ke luar negeri; l. penghargaan; m. keterangan organisasi; n. cuti; o. penulisan karya tulis; p. publikasi karya ilmiah di jurnal; q. keikutsertaan dalam seminar; r. angka kredit; s. tugas belajar; dan/atau t. izin belajar.

(1) Pemeliharaan data dukung wajib dilakukan oleh pengelola SIK di Unit Kerja masing- masing. (2) Data dukung sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat meliputi : a. daftar riwayat hidup; b. surat keputusan mutasi (pangkat, jabatan, pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penjatuhan hukuman disiplin); c. surat keterangan cuti; d. surat keterangan tidak pernah diberi hukuman disiplin sedang atau berat; e. ijazah; f. sertifikat; g. akte; h. Kartu Tanda Penduduk (KTP) i. kartu pegawai; j. kartu istri - kartu suami; k. penghargaan; l. kartu taspen; m. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK); n. surat keterangan berbadan sehat; dan o. surat tugas belajar.

Pemeliharaan data dukung meliputi kegiatan : a. pengarsipan data secara manual; b. pengarsipan data secara elektronik; c. perawatan arsip manual; dan d. backup data arsip elektronik.

(1) Setiap Unit Kerja wajib menunjuk seorang koordinator untuk melakukan pengumpulan dan pemeliharaan data dukung pegawai di lingkungan unit kerjanya. (2) Koordinator wajib menyampaikan data dukung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) bila terjadi perubahan data pegawai kepada pengelola SIK di lingkungan unit kerjanya untuk dilakukan pemuktahiran data dan pemeliharaan data dukung. (3) Penyampaian data dukung sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus diterima Pengelola SIK secara berkala setiap 3 bulan.

bn642-2011 10

Analisa dan evaluasi pengoperasian SIK wajib dilakukan oleh Administrator SIK.

Analisa dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 meliputi : a. melakukan analisa dan evaluasi proses pengolahan data dan informasi kepegawaian pada SIK oleh user yang telah diberikan hak akses; b. melakukan dokumentasi terhadap kelemahan-kelemahan/bug pada SIK untuk disampaikan kepada Administrator SIK Tingkat Eselon I dan ditembuskan ke Administrator SIK Tingkat Kementerian guna pengembangan SIK; c. memperbaiki kesalahan perekaman data oleh operator; dan menjaga keamanan sistem (security system) pada database dari crash software dan hardware serta virus.

Untuk kelancaran pengolahan data dan informasi kepegawaian serta Pengelolaan SIK, setiap pengelola SIK wajib mengikuti pelatihan dan bimbingan teknis dari Biro Kepegawaian dan Organisasi bersama PUSDATIN.

Dengan ditetapkannya Peraturan Menteri ini, maka Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 88 Tahun 2002 tentang Mekanisme dan Tata Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen Perhubungan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

bn642-2011 11

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal 26 September 2011 MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA,

FREDDY NUMBERI

Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 14 Oktober 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

PATRIALIS AKBAR

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2011 NOMOR 642