Peraturan Menteri Nomor 2 Tahun 2019 tentang JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi di bidang politik, hukum, dan keamanan.

3. Jenis Arsip adalah Arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.

4. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu Jenis Arsip.

5. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu Jenis Arsip pada unit pengolah.

6. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu Jenis Arsip pada unit kearsipan/pusat Arsip.

7. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, Jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu Jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

8. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disingkat JRA Substantif adalah daftar yang berisi Jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

9. Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penguna Arsip.

10. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa Jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.

11. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna kesejarahan wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti

pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing. 12. Nilai Guna Sekunder adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip diluar pencipta Arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.

(1) JRA Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan Arsip yang berkaitan dengan Arsip Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. (2) JRA Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan memuat: a. Jenis Arsip; b. Retensi Arsip; dan c. keterangan. (3) JRA Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas Arsip: a. kebijakan bidang politik, hukum, dan keamanan; b. politik dalam negeri; c. politik luar negeri; d. hukum dan hak asasi manusia; e. pertahanan negara; f. keamanan dan ketertiban masyarakat; g. kesatuan bangsa; h. komunikasi, informasi, dan aparatur; dan i. rekomendasi dan keahlian.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b meliputi: a. Retensi Aktif; dan b. Retensi Inaktif. (2) Retensi Aktif dihitung mulai kegiatan dinyatakan berakhir atau berkas dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sampai dengan masa Retensi Aktifnya selesai. (3) Retensi Inaktif dihitung mulai dari masa Retensi Aktifnya selesai sampai dengan masa Retensi Inaktifnya selesai.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c memuat rekomendasi: a. Keterangan Musnah; dan b. Keterangan Permanen. (2) Keterangan Musnah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diberikan terhadap Arsip yang tidak memiliki Nilai Guna Arsip lagi setelah masa Retensi Inaktif selesai. (3) Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b diberikan terhadap Arsip yang masih memiliki Nilai Guna Sekunder setelah masa Retensi Inaktif selesai.

Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 16 September 2019

MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIRANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 September 2019

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA