Peraturan Menteri Nomor 16 Tahun 2024 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

3. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis Arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip fasilitatif.

4. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip substantif.

5. Kementerian Pemuda dan Olahraga yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemuda dan olahraga.

6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

8. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.

9. Retensi Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Pengolah.

10. Retensi Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Kearsipan.

11. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.

12. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

(1) JRA Kementerian digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip di lingkungan Kementerian. (2) JRA Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (3) JRA Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat: a. jenis Arsip; b. Retensi Arsip; dan c. keterangan. (4) JRA Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Jenis Arsip dari JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf a meliputi: a. perencanaan; b. keuangan; c. hukum; d. kerja sama; e. teknologi informasi; f. hubungan masyarakat; g. perpustakaan; h. kearsipan; i. perlengkapan; j. kerumahtanggaan; k. klinik; l. keprotokolan dan ketatausahaan pimpinan; m. kepegawaian; n. organisasi dan tata laksana; dan o. pengawasan.

(2) Jenis Arsip dari JRA Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf a meliputi: a. pemberdayaan pemuda; b. pengembangan pemuda; c. pembudayaan olahraga; dan d. peningkatan prestasi olahraga.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf b, terdiri atas: a. Retensi Arsip Aktif; dan b. Retensi Arsip Inaktif. (2) Retensi Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di Unit Pengolah. (3) Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan Kementerian. (4) Retensi Arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf c memuat rekomendasi meliputi: a. Keterangan Musnah; dan b. Keterangan Permanen. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditentukan jika Retensi Arsip telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi; dan b. Keterangan Permanen ditentukan jika Arsip memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder. (3) Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, penyusutan dan penyelamatan Arsip terhadap Arsip yang tercipta sebelum Peraturan Menteri ini mulai berlaku dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 6 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Pemuda dan Olahraga.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 6 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Pemuda dan Olahraga (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 577), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Oktober 2024

MENTERI PEMUDA DAN OLAHRAGA REPUBLIK INDONESIA,

Œ

ARIO BIMO NANDITO ARIOTEDJO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

PLT. DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

ASEP N. MULYANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж