Peraturan Menteri Nomor 11-per-m-kukm-ix-2016 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip fasilitatif nonkeuangan dan nonkepegawaian.

3. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

4. Arsip Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian adalah arsip yang berkaitan dengan bidang nonkeuangan dan nonkepegawaian.

5. JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif nonkeuangan dan nonkepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif non keuangan dan non kepegawaian.

6. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis

kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA, dan pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

7. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunannya bagi kepentingan pengguna arsip.

8. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

9. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dan digunakan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.

10. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.

11. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

12. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah.

13. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit Kearsipan/Pusat Arsip.

14. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak meiliki nilai guna lagi.

15. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada ANRI sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

16. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat

ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.

(1) JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah disusun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dengan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(2) JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

(3) JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah memuat jenis arsip, retensi, dan keterangan.

(4) Ketentuan mengenai JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagaimana tercantum dalam Lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Retensi Arsip untuk Arsip Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif.

(2) Dalam menentukan retensi aktif dan retensi inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut :

a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan

b. retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan

untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.

(3) Retensi Aktif dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

(4) Retensi Inaktif dihitung sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan:

a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi;

b. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum atau perselisihan; dan

c. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder.

(1) JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah digunakan sebagai dasar untuk menyusun JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian bagi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

(2) Dalam MENETAPKAN JRA Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah harus:

a. MENETAPKAN retensi tidak kurang dari batas jangka waktu penyimpanan sesuai dengan pedoman retensi; dan

b. MENETAPKAN rekomendasi sesuai dengan pedoman retensi.

Jenis Arsip Fasilitatif Nonkeuangan dan Nonkepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, meliputi:

a. perencanaan yang tidak tercantum dalam arsip keuangan;

b. hukum;

c. organisasi dan ketatalaksanaan;

d. kearsipan;

e. ketatausahaan dan rumah tangga;

f. hubungan masyarakat;

g. kepustakaan;

h. teknologi informasi; dan

i. pengawasan.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 27 September 2016

MENTERI KOPERASI DAN USAHA

KECIL DAN MENENGAH

ttd

AAGN. PUSPAYOGA

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 6 Oktober 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

WIDODO EKATJAHJANA