Peraturan Badan Nomor 9 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Lembaga Sandi Negara

Dalam Peraturan Kepala Lembaga ini yang dimaksud dengan:

1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
2. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif kepegawaian, keuangan, pendidikan dan pelatihan,

perlengkapan, rumah tangga, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengawasan, tata usaha persuratan dan kearsipan, perpustakaan dan teknologi informasi. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, keuangan, pendidikan dan pelatihan, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, perencanaan, pengawasan, tata usaha persuratan dan kearsipan, perpustakaan dan teknologi informasi. 5. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 6. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 7. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Arsip Nasional Republik INDONESIA. 8. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar Lembaga Sandi Negara dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 9. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau

proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya. 10. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 11. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 12. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing. 15. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhirnya apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.

(1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Lembaga Sandi Negara digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan Arsip yang berkaitan dengan Arsip F asilitatif di Lingkungan Lembaga Sandi Negara. (2) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Lembaga Sandi Negara memuat Jenis Arsip, retensi, dan keterangan. (3) Ketentuan mengenai Jadwal Retensi Fasilitatif Lembaga Sandi Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Lembaga ini.

(1) Retensi Arsip Fasilitatif Lembaga Sandi Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan Lembaga Sandi Negara. (3) Retensi Aktif dihitung sejak Arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses. (4) Retensi Inaktif dihitung sejak Arsip selesai masa simpan aktifnya.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu Jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan jika pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan jika dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan jika Arsip tersebut berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Peraturan Kepala Lembaga ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Lembaga ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Juni 2017

KEPALA LEMBAGA SANDI NEGARA,

ttd

DJOKO SETIADI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Juli 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA