Peraturan Badan Nomor kep-05 Tahun 2012 tentang LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA

Dalam Peraturan ini, yang dimaksud dengan :

1. Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja yang dibentuk oleh Kepala Badan untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik (SPSE) di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika dan memfasilitasi kepada portal pengadaan nasional.

2. Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika yang selanjutnya disingkat BMKG adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang bertugas dan bertanggungjawab di bidang Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika.

3. Kepala Badan adalah Kepala yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika.

4. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika.

5. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika.

6. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat di lingkungan Badan yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN.

7. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnnya disingkat LPSE adalah unit kerja di lingkungan Badan yang menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik .

8. Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat SPSE adalah keseluruhan sistem yang meliputi aplikasi perangkat lunak dan database pelelangan secara elektronik (E-Procurement) yang digunakan oleh LPSE beserta infrastrukturnya.

9. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah Unit Layanan Pengadaan di Lingkungan Badan.

10. Sekretariat LPSE yang selanjutnya disebut sekretariat adalah unsur pembantu Kepala LPSE yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala LPSE.

Peraturan Kepala Badan tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik di Lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika memiliki ruang lingkup meliputi tugas dan fungsi LPSE serta Organisasi dan Tata Kerja LPSE.

Tujuan Peraturan Kepala Badan tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik di Lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika untuk memfasilitasi pengadaan barang/jasa secara elektronik guna memperlancar proses pembangunan dan pelaksanaan tugas dan fungsi Badan.

LPSE di lingkungan Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika berkedudukan di: a. BMKG Pusat yang melaksanakan pengadaan barang/jasa untuk Sekretariat Utama, Deputi Bidang Meteorologi, Deputi Bidang Klimatologi, Deputi Bidang Geofisika, Deputi Bidang Instrumentasi, Kalibrasi, Rekayasa dan Jaringan Komunikasi, Inspektorat, Pusat Penelitian dan Pengembangan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan, serta Akademi Meteorologi dan Geofisika; dan b. Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah yang melaksanakan pengadaan barang/jasa untuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di wilayahnya.

LPSE berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

LPSE mempunyai tugas meliputi: a. memfasilitasi PA/KPA mengumumkan rencana umum pengadaan; b. memfasilitasi ULP/Panitia Pengadaan menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan; c. memfasilitasi ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa melalui SPSE; d. memfasilitasi calon penyedia barang/jasa dan pihak yang berkepentingan menjadi pengguna SPSE; dan e. melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Badan.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, LPSE menyelenggarakan fungsi meliputi: a. penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi, dan pelaporan pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Badan; b. pengelolaan SPSE dan infrastrukturnya; c. pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna SPSE; dan d. pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE.

(1). LPSE bersifat ad hoc yang terdiri dari : a. Kepala: b. Sekretariat; c. Unit Administrasi Sistem Elektronik; d. Unit Registrasi dan Verifikasi; dan e. Unit Layanan dan Dukungan.

(2) Kepala, Sekretaris, Ketua Unit Administrasi Sistem Elektronik, Ketua Unit Registrasi dan Verifikasi, dan Kepala Unit Layanan dan Dukungan LPSE diangkat oleh Kepala Badan. (3) Sekretaris dan para Kepala Unit dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu oleh staf pendukung yang diangkat oleh Kepala LPSE dengan jumlah disesuaikan kebutuhan.

(1) Kepala LPSE mempunyai tugas memimpin LPSE dalam menjalankan tugas dan fungsi LPSE. (2) Kepala LPSE berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

(1) Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris. (2) Sekretariat LPSE mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, ketatasusahaan, pembinaan dan pengendalian terhadap program, kegiatan, administrasi, dan sumber daya di lingkungan LPSE. (3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekretariat menjalankan fungsi: a. koordinasi kegiatan di lingkungan LPSE dan lembaga terkait; b. penyelenggaraan ketatausahaan dan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE; c. pengelolaan sarana, prasarana, dan sumber daya; d. pengendalian, evaluasi, dan pelaporan kegiatan; dan e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala LPSE sesuai tugas dan fungsinya.

(1) Unit Administrasi Sistem Elektronik dipimpin oleh Ketua Unit Administrasi Sistem Elektronik. (2) Unit Administrasi Sistem Elektronik mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan SPSE. (3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Administrasi Sistem Elektronik menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan dan pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan; b. penanganan permasalahan teknis yang terjadi untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan layanan; c. pemberian informasi kepada LKPP melalui Kepala LPSE tentang kendala teknis yang terjadi di LPSE; dan d. pelaksanaan instruksi teknis dari LKPP.

(1) Unit Registrasi dan Verifikasi dipimpin oleh Ketua Unit Registrasi dan Verifikasi. (2) Unit Registrasi dan Verifikasi mempunyai tugas melakasanakan pengelolaan registrasi dan verifikasi pengguna SPSE. (3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), unit registrasi dan verifikasi menyelenggarakan fungsi: a. pelayanan pendaftaran pengguna SPSE; b. penyampaian informasi kepada calon pengguna SPSE tentang kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan; c. verifikasi seluruh dokumen dan informasi sebagai persyaratan pendaftaran pengguna SPSE; dan d. pengelolaan arsip dan dokumen pengguna SPSE.

(1) Unit Layanan dan Dukungan dipimpin oleh Ketua Unit Layanan dan Dukungan. (2) Unit Layanan dan Dukungan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian aplikasi SPSE. (3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), unit layanan dan dukungan menyelenggarakan fungsi: a. pemberian layanan konsultasi mengenai proses pengadaan barang/jasa secara elektronik;

b. pemberian informasi tentang fasilitas dan fitur aplikasi SPSE; c. penanganan keluhan tentang pelayanan LPSE; dan d. pelayanan pelatihan penggunaan aplikasi SPSE.

(1) Pegawai LPSE adalah PNS di lingkungan Badan; (2) Pegawai LPSE wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki kualifikasi teknis dan manajerial; b. memiliki integeritas moral; c. memiliki disiplin; dan d. bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas. (3) Pegawai LPSE dilarang merangkap sebagai PPK/ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan.

(1) LPSE memiliki hubungan kerja dengan PA/KPA/ PPK/ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan. (2) LPSE dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berkoordinasi dengan LKPP.

(1) Hubungan kerja LPSE dengan PA/KPA/PPK/ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan, antara lain: a. memberikan dukungan teknis berkaitan dengan penayangan rencana umum pengadaan dan pengumuman pengadaan dalam Portal Pengadaan Nasional; b. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dalam rangka penyelesaian permasalahan teknis proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; c. menyediakan laporan hasil pengolahan data SPSE (e-reporting) terkait dengan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan d. menerima masukan untuk peningkatan layanan yang diberikan oleh SPSE.

(2) Koordinasi LPSE dengan LKPP antara lain: a. melaksanakan konsultasi sesuai dengan kebutuhan, dalam rangka penyelesaian persoalan yang dihadapi dalam proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan b. memberikan informasi dan usulan teknis kepada LKPP terkait permasalahan dan pengembangan aplikasi SPSE.

(1) LPSE menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional untuk menjamin keberlangsungan penyelenggaraan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. (2) Standar prosedur operasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sekurang-kurangannya mencakup: a. registrasi dan verifikasi pengguna SPSE; b. layanan pengguna SPSE; c. penanganan masalah; d. pemeliharaan dan pengamanan infrastruktur SPSE; e. pemeliharaan kinerja dan kapasitas SPSE; dan f. pengarsipan dokumen elektronik.

(1) Substansi standar prosedur operasional registrasi dan verifikasi pengguna SPSE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) huruf a wajib memenuhi persyaratan dan tahapan sebagai berikut: a. bagi penyedia barang/jasa:

1. melakukan pendaftaran secara online melalui aplikasi SPSE; dan
2. mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran beserta formulir keikutsertaan dilampirkan salinan dokumen penunjang dan menunjukan dokumen asli yang terdiri dari : a) Kartu Tanda Penduduk (KTP) Direktur/pemilik perusahaan/ pejabat yang berwenang di perusahaan; b) akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada); c) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan Usaha/penanggung jawab perusahaan bagi perusahaan perseorangan atau perorangan bagi penyedia barang/jasa perorangan; dan d) surat izin usaha sesuai bidang usaha masing-masing. b. bagi pengguna SPSE selain penyedia barang/jasa, menunjukan asli dan menyerahkan salinan surat tugas dan/atau surat keputusan dari instansi masing-masing.

(2) Verifikasi kepada penyedia barang/jasa dilakukan guna pemeriksaan terhadap kebenaran pelaporan dokumen sebagaimana dipersyaratkan pada ayat (1) huruf a angka 2 dengan tujuan otentikasi identitas penyedia barang/jasa yang diasosiasikan dengan User ID dan Password sebagai representasi dari penanggung jawab suatu badan usaha/perusahaan perseorangan atau perorangan. (3) LPSE tidak perlu menambahkan persyaratan registrasi lain selain yang diatur pada ayat (1) Peraturan ini. (4) LPSE tidak perlu melakukan pemeriksaan lapangan. (5) Proses verifikasi tidak meniadakan proses pengisian, pengiriman data kualifikasi oleh penyedia barang/jasa, dan klarifikasi data kualifikasi oleh ULP/Pejabat Pengadaan dalam proses pengadaan barang/jasa. (6) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 dapat diperoleh pada aplikasi SPSE. (7) Pengguna SPSE selain penyedia barang/jasa yang dimaksud pada ayat (1) huruf b adalah ULP/Pejabat Pengadaan, PPK, Auditor, atau entitas lain yang ditetapkan dalam syarat dan ketentuan penggunaan SPSE.

LPSE menyediakan: a. ruang layanan pemasukan penawaran, pelatihan, dan verifikasi; b. akses internet dan intranet untuk pengguna SPSE yang berkunjung ke lokasi LPSE; c. pelayanan konsultasi penggunaan SPSE melalui internet, telepon, dan kunjungan ke lokasi LPSE; dan d. pengumuman atau informasi kepada pengguna SPSE jika sedang menghadapi permasalahan teknis yang dapat menghambat aktivitas pengguna SPSE.

(1) LPSE menangani kendala teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. (2) LPSE menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran tidak dapat dibuka oleh ULP/Pejabat Pengadaan dan menuangkannya dalam berita acara kesaksian. (3) LPSE dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP melalui Kepala Badan untuk hal yang berkaitan dengan: a. permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh LPSE; dan b. permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE.

(1) LPSE menangani kendala teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. (2) Pengelolaan server SPSE mengacu kepada standar pengelolaan data center. (3) Pengaturan ruang server SPSE antara lain memperhatikan suhu ruangan, cadangan catu daya, dan keamanan fisik. (4) Semua pengunjung yang akan memasuki ruang server harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang di LPSE. (5) Pengelolaan server SPSE harus memperhatikan aspek yang memudahkan untuk kegiatan pemeliharaan seperti pemantauan, dokumentasi, dan penyimpanan data.

(1) LPSE melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas harddisk dan memori serta melakukan pengantian/penambahan jika komponen tersebut mengalami kondisi kritis. (2) LPSE membuat pengaturan bandwith internet dan pemantauan traffic. (3) LPSE melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE. (4) LPSE memberikan pengumuman dalam hal terjadi proses pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lain. (5) LPSE memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta peningkatan/penggantian/penambahan dalam hal diperlukan. (6) LPSE memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan monitoring server SPSE.

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 8 Agustus 2012 KEPALA BADAN METEOROLOGI, KLIMATOLOGI, DAN GEOFISIKA,

SRI WORO B. HARIJONO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Agustus 2012 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

LPSE tidak melaksanakan dan tidak bertanggung jawab terhadap : a. pembuatan paket pengadaan barang/jasa pemerintah; b. penentuan metode dan persyaratan pengadaan; c. penyusunan jadwal pengadaan dan perubahannya; d. isi dokumen pengadaan beserta adendumnya; e. isi pengumuman; f. isian data kualifikasi dari penyedia barang/jasa; g. berita acara pemberian penjelasan; h. isi dokumen penawaran; i. hasil evaluasi; j. berita acara hasil pelelangan/seleksi/pemilihan langsung; k. isi penetapan pemenang dan pengumuman;dan l. isi sanggahan dan jawaban.

Dalam hal LPSE untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik di Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah belum terbentuk atau belum mampu melayani keseluruhan kebutuhan, maka ULP/Pejabat Pengadaan pada Balai Besar Meteorologi dan Geofisika Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di wilayahnya dapat menggunakan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE terdekat.