Peraturan Badan Nomor 10 Tahun 2020 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Pemilu adalah sarana kedaulatan rakyat untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, anggota Dewan Perwakilan Daerah, PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, dan untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yang dilaksanakan secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, dan adil dalam Negara Kesatuan Republik INDONESIA berdasarkan Pancasila dan UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945.
2. Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Wali Kota dan Wakil Wali Kota yang selanjutnya disebut Pemilihan adalah pelaksanaan kedaulatan rakyat di wilayah provinsi dan kabupaten/kota untuk memilih Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, serta Wali Kota dan Wakil Wali Kota secara langsung dan demokratis.
3. Badan Pengawas Pemilu yang selanjutnya disebut Bawaslu adalah lembaga penyelenggara Pemilu yang mengawasi penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.
4. Badan Pengawas Pemilu Provinsi yang selanjutnya disebut Bawaslu Provinsi adalah badan yang mengawasi penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan di wilayah provinsi.
5. Badan Pengawas Pemilu Kabupaten/Kota yang selanjutnya disebut Bawaslu Kabupaten/Kota adalah badan untuk mengawasi penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan di wilayah kabupaten/kota.
6. Panitia Pengawas Pemilu Kecamatan yang selanjutnya disebut Panwaslu Kecamatan adalah panitia yang dibentuk oleh Bawaslu Kabupaten/Kota untuk mengawasi penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan di wilayah Kecamatan atau nama lain.
7. Panitia Pengawas Pemilu Kelurahan/Desa yang selanjutnya disebut Panwaslu Kelurahan/Desa adalah

petugas untuk mengawasi penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan di wilayah kelurahan/desa atau nama lain. 8. Panitia Pengawas Pemilu Luar Negeri yang selanjutnya disebut Panwaslu LN adalah petugas yang dibentuk oleh Bawaslu untuk mengawasi penyelenggaraan Pemilu di luar negeri. 9. Pengawas Tempat Pemungutan Suara yang selanjutnya disebut Pengawas TPS adalah petugas yang dibentuk oleh Panwaslu Kecamatan untuk membantu Panwaslu Kelurahan/Desa. 10. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Bawaslu dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangannya. 11. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 12. Pengelola Arsip adalah pegawai negeri sipil yang melaksanakan kegiatan pengelolaan Arsip dan memiliki kompetensi teknis di bidang pengelolaan Arsip. 13. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 14. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 7. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 8. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 9. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang

telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 10. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya 11. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 12. Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah. 16. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 17. Unit Pengolah adalah satuan/unit kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 18. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang dibuat dan/atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. 19. Tata Usaha Unit Pengolah adalah unsur Unit Pengolah selain melaksanakan tugas ketatausahaan juga mengelola Arsip Aktif unit kerja. 20. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 21. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip. 22. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul Berkas Arsip yang berfungsi untuk membedakan antara Berkas

Arsip yang satu dengan Berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip. 28. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah. 29. Buku Agenda adalah alat pencatatan yang memuat daftar Surat yang diterima atau dikirim yang disusun secara numeric dan kronologis. 30. Lembar Disposisi adalah sarana pengendalian proses pengolahan Surat yang memerlukan tindak lanjut. 31. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit kerja ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional Republik INDONESIA. 32. Pemindahan Arsip adalah proses pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan setelah melalui seleksi/pemilahan Arsip dan non-Arsip. 33. Pemusnahan Arsip adalah penghancuran Arsip sampai tidak diketahui informasi yang terekam didalamnya, pemusnahan bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, atau pengiriman ke pabrik bubur kertas. 34. Penilaian Arsip adalah analisa informasi Arsip sesuai dengan nilai guna Arsip untuk penentuan masa simpan. 35. Retensi Arsip adalah masa simpan Arsip baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai guna Arsip. 36. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau yang dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 37. Arsip Elektronik adalah Arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat dengan menggunakan komputer sebagai alat. 38. Pusat Arsip Inaktif yang selanjutnya disebut Record Center adalah tempat untuk menyelenggarakan pengelolaan Arsip Inaktif. 39. Daftar Arsip adalah sarana bantu penemuan informasi Arsip berupa rincian uraian Arsip setiap unit pengelompokannya pemilikannya, jenis koleksinya, keadaan serta lokasi simpan Arsip. 40. Daftar Arsip Vital adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi Arsip Vital yang dimiliki oleh suatu instansi. 41. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 42. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip. 43. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya. 44. Series Arsip adalah himpunan Arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, dan kesamaan subjek. 45. Series atau Uraian Berkas adalah unit-unit Berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 46. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan

logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu Berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 47. Pencatatan adalah tindakan awal dari pengurusan Arsip secara teliti, lengkap dan kronologis dengan menggunakan sarana yang telah ditentukan. 50. Duplikasi adalah metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyalinan cadangan Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli. Penemuan Kembali adalah rangkaian kegiatan yang teratur, dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan Arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 51. Arsip Nasioal Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

(1) Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis dimaksudkan untuk mewujudkan keseragaman dan kelancaran pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan kearsipan di Bawaslu. (2) Tujuan Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi: a. standardisasi dalam penerapan sistem kearsipan di seluruh unit kerja sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. kelancaran komunikasi kedinasan, baik di lingkungan internal maupun eksternal; c. keselamatan bahan-bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan bernilai historis instansi; d. terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di Bawaslu; e. ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; f. penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu; dan

g. terkelolanya Arsip Dinamis sesuai dengan kaidah- kaidah kearsipan dan peraturan perundangan yang belaku. (3) Sasaran Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi: a. tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan pemahaman dalam melakukan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis di Bawaslu; b. terwujudnya keterpaduan tindakan antara Unit Kearsipan dengan Unit Pengolah dalam melakukan pengelolaan Arsip Dinamis di Bawaslu; dan c. terwujudnya pengelolaan Arsip Dinamis secara efektif dan efisien di Bawaslu sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan.

Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi: a. Pendahuluan; b. Organisasi Kearsipan; c. Pengelolaan Arsip Aktif; d. Pengelolaan Arsip Inaktif; e. Pengelolaan Arsip Vital f. Pengelolaan Arsip Terjaga; g. Alih Media; dan h. Penyusutan Arsip.

Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis berasaskan pada: a. asas pengorganisasian; dan b. asas penyelenggaraan.

(1) Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis digunakan sebagai panduan bagi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, Bawaslu Kabupaten/Kota, Panwaslu Kecamatan, Panwaslu Kelurahan/Desa,

Pengawas TPS, dan Panwaslu LN dalam melakukan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan pada Sekretariat Jenderal Bawaslu, Sekretariat Bawaslu Provinsi, dan Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota sesuai dengan tingkatannya. (3) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Panwaslu Kecamatan, Panwaslu Kelurahan/Desa, dan Pengawas TPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan pada Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota. (4) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Panwaslu LN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan pada Sekretariat Jenderal Bawaslu.

Rincian pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 sampai dengan Pasal 5 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Penyebutan Bawaslu Provinsi dan Bawaslu Kabupaten/Kota dalam Peraturan Badan ini termasuk Panitia Pengawas Pemilihan Aceh dan/atau Panitia Pengawas Pemilihan Provinsi Aceh dan Panitia Pengawas Pemilihan Kabupaten/Kota di seluruh wilayah Provinsi Aceh.

Pada saat Peraturan Badan ini berlaku:

1. ketentuan mengenai unit organisasi sebagaimana diatur dalam Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2013 tentang Organisasi, Tugas, Fungsi, Wewenang dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Badan

Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 187), dinyatakan masih tetap menjalankan tugas dan fungsinya sampai dengan terbentuknya unit organisasi dan dilantiknya pejabat yang menyelenggarakan fungsi di bidang kearsipan berdasarkan Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 7 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 421); dan 2. pengelolaan Arsip pada Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota yang belum di bentuk, dilaksanakan oleh pegawai yang ditunjuk oleh Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Oktober 2020

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

ABHAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Oktober 2020

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

WIDODO EKATJAHJANA