Pasal 96
pasal.id
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam penyusunan Surat Dinas meliputi: a. kop Surat Dinas hanya digunakan pada halaman pertama Surat Dinas; b. dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung (.-); c. jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya; d. surat tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran; e. hal, berisi informasi singkat pokok Surat Dinas yang ditulis dengan huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca; f. alamat Surat Dinas yang ditulis di bawah yth., tidak perlu ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap ditulis di amplop surat; g. paragraf pembuka surat dapat menggunakan kalimat:
Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut;
Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut;
Melalui surat ini kami beritahukan ...; h. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:
“Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut:”;
“Menjawab surat Saudara Nomor ....”; i. paragraf penutup dapat menggunakan kalimat:
“Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
“Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
“Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara Saudara, kami sampaikan terima kasih.”; j. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:
“Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”;
“Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
“Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.”;
“Demikian harap maklum adanya.”; k. Surat Dinas yang dikirim adalah surat yang ditandatangani pejabat yang berwenang dan tidak ada paraf koreksi; l. surat yang ada pembubuhan paraf koreksi diperlakukan sebagai pertinggal; dan m. format Surat Dinas berlaku untuk dalam negeri dan luar negeri.