Pasal 11

Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10, dilaksanakan melalui proses: a. membuat draft naskah dinas berdasarkan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip oleh pejabat yang berkewenangan; b. mengoreksi draft naskah dinas oleh pejabat yang berwenangan dan memberikan paraf persetujuan secara elektronik; c. menandatangani secara elektronik naskah dinas; d. melakukan registrasi naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:

1. dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2. dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi ringkas mengenai Arsip; dan
3. apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka harus dilakukan pencatatan perubahan; e. melakukan distribusi naskah dinas dengan mengirimkan naskah dinas ke unit kerja lain atau instansi tujuan naskah dinas, dilaksanakan berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
4. dilakukan setelah dinyatakan lengkap; dan
5. dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dengan berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;

f. melakukan pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah didistribusikan secara elektronik; dan g. melakukan pendokumentasian naskah dinas melalui kegiatan pencatatan naskah dinas/surat keluar dalam agenda elektronik.